En este artículo describimos los aspectos más importantes para evaluar y seleccionar un servicio de correo electrónico empresarial en base a 3 categorías: Funcionalidad, Administración y Seguridad.

Funcionalidad

El servicio debe permitir el acceso a tus correos, calendario y contactos desde cualquier dispositivo móvil o desde laptops/PC/Mac, y esta información debe estar permanentemente sincronizada entre todos los dispositivos que usas.

Los estándares, o protocolos, que el servicio debe incorporar para una sincronización efectiva de datos son ActiveSync (para la sincronización simple de dispositivos móviles), IMAP (para acceso a correos), CalDAV (para sincronizar calendarios) y CardDAV (para sincronizar contactos).

Además de soportar aplicaciones en dispositivos móviles o laptops/PC/Mac, el servicio debe poder utilizarse cómodamente desde cualquier navegador de Internet a través de un “Cliente Web”. El Cliente Web debe permitir una búsqueda fácil de contenido, acceder a toda información (mensajes, calendario y contactos), debe ser compatible con dispositivos móviles, y debe soportar acciones de uso común como copiar y pegar, arrastrar y soltar, etc.

El tamaño de buzón debe ser de al menos 25 GBs.

Administración

• La configuración inicial del servicio de correo, calendario y contactos en un dispositivo móvil (iOS, Android) o laptop/PC/Mac, debe ser sencilla a través de mecanismos de detección automática que solo requieran al usuario ingresar el email y clave.
• En el caso de empresas que no cuentan con personal técnico dedicado, el proveedor seleccionado debería ofrecer la administración completa del servicio, incluyendo las tareas de gestión del día a día como la gestión de buzones (dar de alta, baja, delegación del buzón a terceros, creación de buzones compartidos), gestión del dominio, generación de aliases, asignación de roles o permisos administrativos, etc.
• Si tienes mensajes que no desees perder al cambiar de servicio, es recomendable que el nuevo proveedor cuente con herramientas para migrar tu información al nuevo sistema.

Seguridad

• El servicio debe contar con capacidades Antispam, Antivirus y Greylisting, que permiten minimizar el correo no deseado y otros riesgos informáticos.
• Se debe controlar que el servicio no sea incluido en listas negras para evitar que los mensajes lleguen como spam a clientes y proveedores.
• Finalmente, se deben configurar los mecanismos SPF, DKIM y DMARK.

Enrique Valdez
Socio Fundador