Existen 5 tecnologías indispensables para cualquier empresa, que implementadas correctamente, permiten difundir la marca con mayor eficacia, llegar a nuevos mercados, fidelizar clientes, mejorar la productividad, y minimizar riesgos de seguridad.

Estas tecnologías son:

Sitio Web (página Web)

Más del 90% de las personas investigan en línea al escuchar por primera vez sobre una empresa. Por ello, es importante invertir en una página web rápida, profesionalmente diseñada, y amigable con dispositivos móviles. Además, debe ser segura para proteger la reputación de tu empresa.

A continuación, resumo los 6 principales puntos a considerar al evaluar un Sitio Web; y en Por qué tener una página web profesional es indispensable explicamos por qué vale la pena la inversión.

• Implementar un modelo Hub & Spoke donde la Página Web es el núcleo de las múltiples estrategias y canales digitales.
• Velocidad en el tiempo de respuesta.
• Asegurar compatibilidad con dispositivos móviles y navegadores.
• Incluir un Blog para compartir contenidos interesantes para los stakeholders.
• Configuración SEO base (Search Engine Optimization) para que tu página sea encontrada en los buscadores.
• Incorporar características seguras tales como el Certificado Digital.

Existen herramientas gratuitas en Internet que permiten evaluar tu página web actual en torno a varios criterios relevantes.

Correo Electrónico empresarial

En el caso del correo electrónico con dominio propio, es importante seleccionar un servicio que considere los siguientes aspectos:

• Que sea fácil administrarlo y requiera mínima intervención para gestionar buzones, configuraciones, o la sincronización con dispositivos móviles. Una buena alternativa es seleccionar un servicio gestionado. En mi artículo 5 beneficios de contratar a un proveedor de servicios gestionados detallo cómo este modelo permite adoptar tecnología sin distraer del negocio a dueños o gerentes.
• Que permita acceder a correos, calendario y contactos desde cualquier dispositivo.
• Que ofrezca un buzón de al menos 25 GB, si bien normalmente pocas personas superan los 5 GBs, las gerencias suelen requerir más espacio.
• Que el tamaño máximo de archivos adjuntos sea ilimitado.
• Que cuente con capacidades Antispam, Antivirus y Greylisting, características para minimizar el correo no deseado (spam) y otros riesgos informáticos.
• Que cuente con controles para no ser incluido en listas negras y así evitar que tus mensajes lleguen como spam a clientes y proveedores.
• En el caso que tengas correos y contactos que no deseas perder al cambiar de servicio, es recomendable que el nuevo proveedor cuente con una herramienta o servicio para migrar tu información al nuevo sistema.

Almacenamiento de archivos en la Nube

Una capacidad básica para habilitar la transformación digital en tu empresa es almacenar y resguardar archivos en la nube, permitiendo a los empleados realizar sus actividades colaborativamente desde cualquier lugar o dispositivo, compartiendo información al interno, con socios de negocio, o con clientes. En este proceso colaborativo es ideal que los trabajadores puedan aportar comentarios a los archivos e incluso editarlos simultáneamente.

El artículo La guía definitiva para aprovechar la nube en tu empresa detalla a profundidad los beneficios y características deseadas para este tipo de herramienta.

Gestión Colaborativa de Actividades

Un aspecto clave en la digitalización de las empresas es la modernización del espacio de trabajo, y resulta fundamental la adopción de plataformas que faciliten el trabajo en equipo, permitiendo organizar y gestionar proyectos, iniciativas o actividades desde cualquier lugar y dispositivo de forma ágil y visual.

Para evaluar estas tecnologías a mayor profundidad recomendamos los artículos Los Tableros Kanban en la Nube ayudan a las Startups ser más productivas y Guía corta: cómo usar Kanban para aumentar enormemente la productividad en tu empresa.

Seguridad

Considerando que el 43% de los ataques informáticos están dirigidos a las PYME, es importante seguir las indicaciones sobre las características de seguridad en todos los servicios descritos en este artículo sin importar el tamaño de la empresa.

Adicionalmente, una forma simple para protegerse es utilizar administradores de contraseñas (una “caja fuerte” para contraseñas). Estudios sobre la seguridad informática indican que el punto más débil son las contraseñas, especialmente por simplicidad y reutilización. Un administrador de contraseñas permite eliminar fácilmente ambos riesgos.

Los artículos Las PYME pueden protegerse de Hackers de forma efectiva y a bajo costo y Seguridad para PYME: Beneficios de las aplicaciones de administración de contraseñas describen en detalle 2 estrategias que pueden adoptarse con facilidad en cualquier emprea para reducir riesgos.

Enrique Valdez
Socio Fundador